Siete consejos para que funcionen mejor los trabajos en equipo


 


Hace unos meses preguntamos a nuestros usuarios qué servicios de la nube consideraban básicos para su día a día. Los estudiantes, en particular, nos comentaron entonces que tenían una serie de necesidades diarias que no estaban sido satisfechas. Mientras continuamos mejorando día tras días SkyDrive para adaptarlo a sus necesidades, hoy podríamos decir que SkyDrive realmente ha conseguido ayudar a que las necesidades de los estudiantes estén más cubiertas. ¿Cuáles son sus necesidades y de qué manera hemos conseguido ayudarles?

Digamos que están trabajando en un plan de negocios, junto con varias personas de tu clase. Estos se encuentran en otro edificio o incluso de vacaciones en otra ciudad. Algunos de nosotros utilizá Mac y otros Windows. ¿Puedes fácilmente trabajar juntos en un proyecto a distancia?

Seguramente estarás pensando en que puedes utilizar aplicaciones web como Google Docs. Si bien este programa funciona bien para tareas simples, no puede crear documentos con una apariencia profesional. Además, es probable que te encuentres con algún problema de formato al intentar trasladarlo a Office. También puedes utilizar otra opción, una nube como Dropbax. Sin embargo, esta herramienta no está diseñada para la colaboración y no te dejará trabajar de manera simultánea en un documento. Frente a las adversidades que supone, mucha gente opta por trabajar de manera independiente en sus archivos. Pero, ¿cómo saber que estás trabajando en la última versión? La solución está en SkyDrive. Aquí puedes almacenar todos tus archivos en un solo lugar para que todos puedan acceder a la versión más reciente. Además podrás utilizar de forma gratuita Office Web Apps para la edición básica de cualquier navegador. Pero todavía hay más. Las aplicaciones gratuitas de Office se pueden instalar en cualquier tipo de ordenador y, con la configuración correcta, se puede trabajar juntos en una presentación en formato Word o Power Point, al mismo tiempo. Por último, no tendrás ningún problema para guardar el formato y este tendrá un aspecto limpio y profesional, sin necesidad de más cambios.

¿Cómo mejorar todavía más la colaboración?
Aquí tienes 7 consejos que te harán ahorrar energía a la hora de trabajar en equipo y potenciarán que utilices tu tiempo para lo que realmente vale la pena.

1. Anclar SkyDrive a tu escritorio con un acceso rápido

Si tienes un PC, puedes anclar el servicio de SkyDrive a tu barra de tareas, de tal manera que solo necesitarás un clic para abrirlo.

Si tienes un Mac puedes utilizar aplicaciones como Fluid o Automator. Sin embargo el uso de estos pluggins puede interferir con las funciones de Office en tu Mac.

2. Cómo crear un espacio en el equipo que sea fácil de encontrar

Hay dos formas de crear el espacio compartido en SkyDrive. Puedes crear un grupo de SkyDrive o puedes compartir una carpeta de tu SkyDrive con los miembros del equipo. Con las últimas novedades que hemos incluido en SkyDrive, compartir una carpeta es la mejor opción para tus proyectos, sobre todo para los de corta duración.

Además, crea carpetas y subcarpetas con permisos restringidos para diferentes miembros del equipo. Esto ayudará a llevar un mayor control sobre el proyecto.

3.Material adicional

SkyDrive trabaja con One Note para que puedas organizar tus notas e intercambiar tus ideas en un cuaderno virtual, que puedes compartir con todo el equipo. En lugar de revisar temas viejos, todo el mundo puede ponerse al día en un mismo sitio.
Para empezar a utilizar esta función, crea un nuevo bloc de notas con la aplicación OneNote Web en la carpeta compartida. Todo el mundo podrá acceder a él e ir apuntando las novedades.

OneNote Web App funciona correctamente tanto en PC como en Mac. En la versión de PC puedes sincronizar tu portátil sin conexión en la red y utilizar funciones adicionales como capturas de pantalla. También puedes acceder a tus notas desde Windows Phone, iPhone o iPad.

4. Accede a tus documentos desde Word, Excel o PowerPoint

Una vez que trabajes con tus documentos en SkyDrive, podrás abrirlos directamente desde tu barra de tareas, tan solo haciendo clic con el botón derecho. Si guardas los cambios realizados, estos subirán y se guardarán directamente en la nube.
Además con Word, Excel o Word 2010 puedes anclar archivos adicionales o toda la carpeta compartida.
Si tienes un Mac puedes acceder a cualquier documentos de SkyDrive que abrieras recientemente desde Abrir Documento Reciente, en el menú de la aplicación de Office que estés utilizando.
Y si no dispones de conexión, todavía puedes acceder a tus documentos de SkyDrive.
En tu PC, teclea Microsoft Office 2010 Upload Centre en la caja de búsqueda de tu inicio. Podrás ver los documentos que has subido más recientemente. En el Mac, accede a Upload Center desde el Finder.

5. Utiliza el Word de trabajo en equipo para asegurarte de que tu plan de equipo funciona

Si tú y tus compañeros estáis utilizando Word 2010 para PV, Word 2011 para Mac o la aplicación web de Word, podéis trabajar juntos en el mismo documento de Word en SkyDrive, al mismo tiempo. La co-autoría te ayudará a ver el trabajo final y cómo tu parte del trabajo encaja a la perfección con lo que el resto del equipo está haciendo. Puedes incluso ver todos los que están trabajando en un documento en un momento dado.
Para sacar el máximo provecho a la experiencia, utiliza el sistema de control de cambios. Este sistema te permite revisar cualquier cambio que tus compañeros hagan en el documento. Si activas el control de cambios, ten en cuenta que no serás capaz de editar el documento con Word Web App hasta que todos los cambios sean aceptados.

6.Crear un Power Point en menos tiempo

SkyDrive funciona con Power Point 2010 para PC y PowerPoint 2011 para Mac. Esto puede ser un ahorrador de tiempo enorme en comparación con enviarse continuamente diapositivas individuales en correos electrónicos individuales. Para aprovechar todas las ventajas de esto se recomienda:

  • Llenar la presentación con diapositivas en blanco que representen la "historia"
  • Asignar cada una de las diapositivas a los miembros del equipo de trabajo, para que cada persona sepa exactamente dónde realizar sus aportes.
  • Mantener los archivos de Excel y PowerPoint vinculados entre sí y en SkyDrive, de tal manera que puedas crear gráficos en PowerPoint que se correspondan con los datos que tienes en Excel, sin tener que trabajar en copias adicionales o enviadas por correo electrónico.

7.Usa el histórico para evitar desastres

SkyDrive guarda las últimas 25 versiones en que has subido. Este histórico de versiones es muy útil ya que puedes recuperar tu archivo de un mal cambio o recuperar un punto desechado en el pasado.

Puedes ver tu historial de versiones en cualquier documentos de Office y luego optar por restaurar o eliminar cualquier versión. Si decides restaurar una versión anterior, SkyDrive no sobrescribe el archivo anterior sino que lo guarda como una nueva versión.

Anuncios
Publicado en NelsoN. Leave a Comment »

Responder

Por favor, inicia sesión con uno de estos métodos para publicar tu comentario:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: